有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一，因而超過(guò)有效期限的檔案是沒(méi)有任何價(jià)值的，需要經(jīng)常性銷(xiāo)毀以減少對(duì)檔案庫(kù)存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤(pán)點(diǎn)工作的困難，管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。 鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。對(duì)此上海營(yíng)信公司小編為大家介紹：作為新一代物料跟蹤與信息識(shí)別的RFID（無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)）技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來(lái)了可能性，具有其他方式無(wú)可比擬的優(yōu)越性。
一、 工業(yè)識(shí)別RFID檔案管理系統(tǒng)功能
1.檔案入館
新的檔案入館前，首先要根據(jù)檔案的類(lèi)別、年份和密級(jí)等相關(guān)信息對(duì)新建檔案進(jìn)行編目，并通過(guò)終端管理器寫(xiě)入RFID標(biāo)簽，生成的電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)被傳送到中心數(shù)據(jù)館里以備系統(tǒng)其他模塊調(diào)用。
入館時(shí)，檔案管理信息系統(tǒng)的儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)發(fā)出入館指令，然后讀取要入館的檔案盒信息，然后儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊與檔案自動(dòng)識(shí)別模塊進(jìn)行檔案盒信息匹配，匹配后由儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊分配該檔案盒的存放儲(chǔ)位，確認(rèn)無(wú)誤后，管理員發(fā)出入館確認(rèn)信息，確認(rèn)信息通過(guò)計(jì)算機(jī)總線傳遞至該檔案架，儲(chǔ)位指示燈亮起，管理人員將檔案盒放至指示燈所指示的儲(chǔ)位，按下儲(chǔ)位上的確認(rèn)按鈕，指示燈熄滅，確認(rèn)信號(hào)反饋回管理系統(tǒng)，入館結(jié)束。全部檔案入館完畢后，在查詢管理子系統(tǒng)中可對(duì)已入館的檔案信息進(jìn)行查詢，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的可視化、動(dòng)態(tài)化管理。
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2.查閱
在查詢相關(guān)檔案時(shí)，管理員首先通過(guò)查詢管理子系統(tǒng)查閱檔案的編目號(hào)，系統(tǒng)將根據(jù)編目號(hào)提取中心數(shù)據(jù)館里所儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)信息，核對(duì)無(wú)誤后發(fā)出出館指令，儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)中的檔案自動(dòng)識(shí)別模塊將根據(jù)編目號(hào)映射其儲(chǔ)位編號(hào)，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發(fā)出出館指令，儲(chǔ)位指示燈亮起。當(dāng)檔案經(jīng)過(guò)出館口時(shí)，出館口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統(tǒng)，管理人員再次確認(rèn)所查檔案與所出館檔案一致后確定出館。此時(shí)，系統(tǒng)將記錄下檔案的出館時(shí)間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監(jiān)控模塊將向警報(bào)模塊發(fā)出異常警報(bào)。
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3.歸還
檔案歸還時(shí)，管理員使用RFID讀寫(xiě)器讀出檔案，檢查借閱人的信息、借閱時(shí)間是否超期，確認(rèn)被借閱的檔案數(shù)據(jù)是否與RFID標(biāo)簽中的信息相同。這個(gè)過(guò)程如果如果有問(wèn)題，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)入相應(yīng)的處理模塊進(jìn)行處理，沒(méi)問(wèn)題則根據(jù)RFID檔案位置信息送回相應(yīng)的位置。
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4.盤(pán)點(diǎn)
由于RFID的使用，盤(pán)點(diǎn)檔案變成一項(xiàng)簡(jiǎn)單快速的工作：由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤(pán)點(diǎn)指令，RFID閱讀器立即獲取對(duì)檔案的相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲(chǔ)位信息，并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)館中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。如對(duì)于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場(chǎng)信息，從而完成檔案盤(pán)點(diǎn)。
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